Standard Operating Procedures (SOP)

pengarang : Rudi M Tambunan
Penerbit : Maiestas Publishing
No : SPPT.0149-DP-0409

Universitas Bengkulu melalui visinya menyebutkan bahwa UNIB mengedepankan pelayanan prima kepada stakeholders, baik stakeholders internal maupun eksternal. Namun, visi yang amat luhur ini masih terkendala oleh berbagai factor antara lain oleh inefisiensi dalam melayani stakeholders serta banyaknya keluhan stakeholders tentang lambatnya pelayanan di UNIB ini. Dalam rangka mencapai pelayanan prima, yang ditandai oleh kepuasan stakeholders, adanya akuntabilitas publik dll maka perlu dilakukan evaluasi sejauh mana prosedur kerja telah dirancang, dilaksanakan dan direvisi serta bagaimana pelaksanaan SOP di lingkungan UNIB.

            UNIB bertekad untuk menerapkan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik (good governance), sehingga diharapkan akan mendorong terbentuknya manajemen UNIB yang lebih efisien, dan terbentuknya profesionalisme. Untuk mencapai kondisi tersebut, maka perlu adanya evaluasi  SOP yang telah ada dan merevisinya jika diperlukan, dan membuat SOP baru jika memang belum ada. Kata kunci utama dalam pembuatan SOP adalah disusun berdasarkan kebutuhan stakeholders, baik internal maupun eksternal.

Apa itu SOP?

            Standard Operating Procedure merupakan satu set pedeoman dalam suatu organisasi yang menjelaskan prosedur kegiatan rutin. SOP sangat dibutuhkan oleh suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Sebelum membuat SOP, maka pada tingkat pertama UNIB  harus membuat kebijakan mutu layanan yang biasanya tertuang dalam visi, misi, dan Renstra UNIB, yang kemudian dituangkan dalam ”quality manual”.  Quality manual memuat kebijakan kualitas dan memberikan tinjauan umum dari proses-proses inti dalam suatu organisasi. Kebijakan mutu kemudian dijabarkan ke dalam SOP-SOP (tingkat kedua). SOP adalah prosedur-prosedur standard yang mendefinisikan bagaimana eksukusi berbagai tanggungjawab dari unit terkait yang relevan dengan investigasi mutu layanan. Agar SOP dapat dilaksanakan, maka perlu dibuat jabaran SOP secara teknis yang tertuang dalam instruksi kerja dalam suatu unit kerja (tingkat ke 3). Pada tingkat terakhir (tingkat ke 4) dapat dibagi menjadi dua. Bagian pertama meliputi formulir-formulir yang diperlukan untuk mendukung kegiatan layanan di UNIB, serta dokumen-dokumen pendukung terkait. Bagian kedua meliputi records yang berfungsi sebagai bukti bahwa langkah-langkah inti dari mutu layanan telah terpenuhi. Records berguna untuk analisis data dan peningkatan layanan yang berkesinambungan.

Manfaat SOP

1. dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan di UNIB.
2. dapat digunakan sebagai sarana  acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan di UNIB.
3. dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.
4. dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan menggantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem di UNIB.
5. dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi di UNIB.

Pembuatan SOP

A. Penilaian kebutuhan SOP

            Langkah pertama dalam membuat SOP adalah penilaian kebutuhan SOP. Jika di suatu bagian/sub bagian belum ada SOP-nya, maka pertanyaan yang perlu dicarikan jawabnya adalah ”SOP apa yang dibutuhkan oleh suatu bagian/sub bagian/UNIB? Jika sudah ada SOP pertanyaannya adalah ”Apakah SOP yang telah ada mampu memenuhi kebutuhan organisasi UNIB?

B. Pengembangan SOP

          Langkah-langkah pengembangan adalah sebagai berikut:

1. Pembentukkan tim dan kelengkapannya
2. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif.
3. Analisis dan pemilihan alternatif.
4. Penulisan SOP.
5. Pengujian & Review SOP
6. Pengesahan SOP